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Tout Client de Polepictures déclare avoir pris connaissance des Conditions Générales de Licence, les avoir comprises et les accepter sans réserve. Seul un accord écrit et signé par les représentants dûment habilités de Polepictures pourra les modifier.

Les présentes Conditions Générales de Licence sont entrées en vigueur le 3 décembre 2006. Polepictures se réserve la possibilité de faire évoluer les présentes conditions générales , sous réserve d'en informer préalablement ses Clients.

1 - Toute réalisation photographique confère au photographe, son auteur, des droits de propriété artistique, patrimoniaux et moraux, tels que définis par le Code de la Propriété Intellectuelle. Polepictures agit comme mandataire du photographe qui lui a confié la vente des droits de reproduction des photographies dont il est l'auteur, ou en qualité de cessionnaire desdits droits de reproduction ou comme titulaire des droits patrimoniaux du photographe.

2 - Le Client se définit comme toute personne physique ou morale qui aura fait l'acquisition pour son compte des droits d'exploitation d'une ou plusieurs photographies fournies par Polepictures  S'il s'agit d'une personne physique, le Client est considéré comme l'utilisateur unique des images, seul titulaire à ce titre de la présente licence. Si le Client est une personne morale, la présente licence s'impose à tous ses membres, associés, salariés, ou préposés sous la responsabilité directe ou indirecte des représentants légaux de la personne morale.

3 - Pour la reproduction par voie de presse, la licence accordée se limitera à l'utilisation prévue dans la facture qui constituera avec les présentes Conditions Générales l'intégralité de la licence accordée. Les tarifs de parution sont disponibles sur simple demande. En cas de photographies exceptionnelles, ou d'exclusivité accordée par Polepictures, la licence fera l'objet d'une signature préalable par le Client d'un bordereau de facturation prévoyant l'utilisation et le tarif exceptionnel de la reproduction .
Toute photographie ou reportage n'est donné en licence que pour une seule publication et un seul titre. Toute réédition, re-publication ou transfert à un autre titre est interdit, sauf accord préalable
 de Polepictures.

4 - Toute utilisation des photographies prêtées par Polepictures, autre que la reproduction par voie de presse, doit faire l'objet d'une demande préalable précisant les différentes utilizations envisagées (support, période, pays et pour la publicité un plan média exact). Polepictures à partir de cette demande établit un devis qui est adressé au Client. Le Client, qui accepte ce devis, adresse ensuite à Polepictures un bon de commande confirmant les utilisations envisagées. Ce bon de commande devra, avant toute utilisation des photographies par le Client, être validé et accepté par Polepictures.

5 - Toute utilisation de photographie sur support numérique, (notamment CD, DVD…) devra faire l'objet d'un contrat spécifique.

6 - La remise des photographies par Polepictures peut s'effectuer :
* sous forme de support papier ou de support numérique (notamment CD, DVD…)
* par transmission en ligne ou par envoi mail ou ftp.

7 - La remise des photographies sur support matériel est accompagnée d'un bordereau de prêt de document.
Cette remise de photographies n'est gratuite que s'il y a utilisation des photographies. Dans le cas contraire, un droit de recherche de 150 Euros sera facturé au Client, majoré des frais de tirage  ou de duplication qui auraient été engendrés par la remise.Le Client doit restituer les photographies dans un délai maximum d'un mois à compter de la date de dépôt pour la presse, de deux mois pour l'édition et la publicité. Passé ces délais, des pénalités de retard seront dues, elles commenceront à courir à compter de l'envoi d'une relance écrite de l'Agence. Le montant des pénalités est fixé à 5 Euros par jour et par support.

8 - En cas de remise de photographies sous forme de support matériel:
* la remise au Client emporte transfert des risques attachés à ceux-ci . Le Client est ainsi responsable de la perte, de la détérioration ou de la non restitution des documents photographiques qui lui ont été remis par Polepictures. Polepictures décline toute responsabilité à compter de la remise des documents au Client ou au transporteur. En cas de perte, de détérioration ou de non restitution d'une photographie remise sur support argentique, un droit de 1000 Euros sera facturé pour les documents originaux, et pour les documents dupliqués un droit égal au montant des
frais techniques nécessaires à la réalisation d'une nouvelle copie de qualité égale sera facturé, étant entendu que ce droit de dédommagement ne constitue en aucun cas une cession des droits
d'auteur attachés aux photographies. En cas de perte, de détérioration ou de non restitution d'une photographie remise sur support magnétique ou numérique, un droit égal au montant des frais techniques nécessaires à la réalisation d'une nouvelle copie de qualité égale sera facturé étant entendu que ce droit de dédommagement ne constitue en aucun cas une cession des droits d'auteur attachés aux photographies.

* Toutes les photographies non utilisées devront être retournées à Polepictures dans leurs emballages originaux, non ouverts, portant les numéros des légendes et mentions du photographe et de
Polepictures. Lors de chaque retour de document utilisé ou non, la référence et le numéro de bordereau de remise seront mentionnés.

9 - Lorsque les photographies sont transmises sous forme numérique, toute duplication, tout stockage et toute intégration dans les fichiers numériques de l'éditeur sont interdits.

10 - En cas d'utilisation des documents prêtés, le Client fera parvenir à Polepictures, dès parution, ou dès utilisation des photographies sur une maquette, un justificatif de cette parution, ou de l'usage maquette. La non réception du justificatif dans un délai de 8 jours à compter de la publication ou de l'usage maquette entraînera un droit supplémentaire de 15% sur les sommes facturées par Polepictures avec un minimum de 200 Euros.